Τι μένει στον άνθρωπο
Οι παραγγελίες και οι αμφίβολες αντιστοιχίσεις που σημείωσε ο agent, οι διαφορές στα παραστατικά και η σχέση με τους πελάτες.
Εμπόριο · AI αυτοματισμοί
Χονδρεμπορική με 300 καταστήματα-πελάτες και παραγγελίες που έρχονται από παντού
Από παραγγελίες που περνιούνται με το χέρι, σε παραγγελίες που έρχονται από διαφορετικά κανάλια και επεξεργάζονται αυτόματα, με έλεγχο όπου χρειάζεται.
Η επιχείρηση
Μια χονδρεμπορική με 300 καταστήματα-πελάτες και δικά της φορτηγά διανομής. Οι παραγγελίες έρχονται με email, σε PDF, με φωτογραφία από χειρόγραφο ή με τηλέφωνο στον πωλητή.
Πού χάνεται ο χρόνος
- Κάθε παραγγελία περνιέται με το χέρι στο εμπορικό πρόγραμμα, με κίνδυνο λάθους σε κωδικούς και ποσότητες
- Τα καταστήματα τηλεφωνούν για να μάθουν πότε έρχεται η παράδοση
- Τα τιμολόγια των προμηθευτών ελέγχονται ένα ένα, σε αντιπαραβολή με τις παραγγελίες και τις παραλαβές
Οι agents που στήνουμε
Agent παραγγελιών
Διαβάζει παραγγελίες από τα συνδεδεμένα κανάλια, αναγνωρίζει προϊόντα και ποσότητες και τα αντιστοιχίζει με τους κωδικούς της εταιρίας. Αν η αντιστοίχιση είναι ασφαλής, δημιουργεί ή προετοιμάζει την παραγγελία στο εμπορικό πρόγραμμα, ανάλογα με τους κανόνες έγκρισης της εταιρίας. Άγνωστοι κωδικοί, ασυνήθιστες ποσότητες ή αμφίβολες αντιστοιχίσεις σημειώνονται για ανθρώπινο έλεγχο.
Agent ενημέρωσης πελατών
Όταν υπάρχει επιβεβαιωμένη πληροφορία φόρτωσης ή προγραμματισμού δρομολογίου, ενημερώνει το κατάστημα για την προβλεπόμενη ημέρα και το διαθέσιμο χρονικό παράθυρο παράδοσης.
Agent παραστατικών
Συγκρίνει το τιμολόγιο προμηθευτή με την παραγγελία και την παραλαβή και προτεραιοποιεί για έλεγχο όσα εμφανίζουν διαφορές σε κωδικούς, ποσότητες, τιμές ή σύνολα, καθώς και όσα δεν μπορούν να αντιστοιχιστούν με ασφάλεια.
Τι αλλάζει
Οι καθαρές παραγγελίες μπορούν να περνούν στο σύστημα πολύ πιο γρήγορα, ενώ οι εξαιρέσεις πηγαίνουν για έλεγχο. Το λογιστήριο επικεντρώνεται στα παραστατικά που εμφανίζουν διαφορά ή χρειάζονται επιβεβαίωση.
Πώς ξεκινά η δουλειά
Σε μια χονδρεμπορική σαν αυτή, το πρώτο βήμα είναι η μελέτη. Μιλάμε με τους πωλητές, με όσους περνούν τις παραγγελίες και με το λογιστήριο, και καταγράφουμε από ποια κανάλια έρχονται οι παραγγελίες, πού γίνονται τα συχνότερα λάθη και πώς ελέγχονται σήμερα τα τιμολόγια. Από εκεί φαίνεται ποιος agent αξίζει να μπει πρώτος.
Τι ορίζει η εταιρία πριν από την εκκίνηση
Η εταιρία ορίζει τους κανόνες έγκρισης για τις παραγγελίες, τι θεωρείται ασυνήθιστη ποσότητα και ποιος ελέγχει τις αμφίβολες αντιστοιχίσεις. Ορίζει επίσης από ποιο σύστημα προκύπτουν τα επιβεβαιωμένα στοιχεία φόρτωσης και δρομολογίων.
Πώς δοκιμάζεται και πώς εξελίσσεται
Πριν αναλάβουν δουλειά, οι agents δοκιμάζονται με πραγματικές παραγγελίες και τιμολόγια της εταιρίας. Όταν κάτι δεν ταιριάζει στους κανόνες τους, σταματούν και το σημειώνουν για έλεγχο αντί να μαντέψουν. Μετά την παράδοση παρακολουθούμε πώς δουλεύουν και τους προσαρμόζουμε όταν αλλάζει κάτι, όπως νέοι κωδικοί, νέοι πελάτες ή νέοι προμηθευτές.
ΣΥΧΝΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ